Number : BCGQ20201217-27_02.
Reference number : 1440288
Status : Published
Title : Services d’hébergement afin de loger une équipe d’une dizaine de personnes pour ses travaux terrain dans la région du Grenville au cours de l’été 2021




Information

Time limit for reception of tenders: 9 days and 23 hours 55 minutes
Publication date: 2021-01-13
Notice title: Services d’hébergement afin de loger une équipe d’une dizaine de personnes pour ses travaux terrain dans la région du Grenville au cours de l’été 2021
Notice type: Notice of Intent
Regulation (Nature of the contract) : Technical services
Limit date to show interest : 2021-01-23
Note : If the public agencies did not respond to you 3 days before the scheduled date of conclusion of the contract, you can file a complaint to the AMP up to 1 day before this date.
Delivery area(s): Saguenay-Lac-St-Jean
Applicable agreement(s) : Agreement Québec-Ontario (ACCQO), Agreement Québec-New Brunswick (AQNB), Agreement Québec-New York (AQNY), Canadian Free Trade Agreement (ALEC)
Estimated contract duration (in month) : 9

Buyer contact information

Organization : Ministère de l'Énergie et des Ressources naturelles
Address:5700, 4e Avenue Ouest, local D 413
Québec, QC
G1H 6R1
Contact(s): Jerome Poirier
Phone 418 627-6280 3440
E-mail: jerome.poirier@mern-mffp.gouv.qc.ca

Classifications and categories

Classifications
  • 90000000 Travel and Food and Lodging and Entertainment Services
  • 90110000 Hotels and lodging and meeting facilities

Category
  • S17 Transportation, Travel and Relocation Services

Description

No BCGQ20201217-27_02

Ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles

Le présent avis ne constitue pas un appel d’offres en régime de concurrence, mais plutôt la publication de l’intention du ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles d’accorder un contrat à 9106-4048 Québec inc. (Balmoral Hôtel-Motel).

Les autres prestataires de services peuvent toutefois, au plus tard à la date de clôture du présent avis, faire part de leur intérêt envers ce projet et démontrer leur aptitude à mener à bien le contrat.

Les réponses reçues au plus tard à la date de clôture de l’avis ne seront prises en considération qu’aux seules fins d’aviser s’il y a lieu ou non de recourir à un appel d’offres en régime de concurrence. Si le Ministère juge qu’aucun autre prestataire de services n’a réussi à faire la démonstration de sa capacité à réaliser adéquatement le projet de marché, celui-ci se réserve le droit de maintenir sa décision initiale de confier ce contrat au seul prestataire de services identifié au présent avis.

Les prestataires de services peuvent se renseigner davantage en communiquant avec la personne identifiée aux présentes.

DESCRIPTION DU BESOIN

Le MERN, par l’entremise de son Bureau de la connaissance géoscientifique du Québec (BCGQ), désire octroyer un contrat de services d’hébergement afin de loger une équipe d’une dizaine de personnes pour ses travaux terrain dans la région du Grenville au cours de l’été 2021.

Le contrat, pour une durée d’environ 12 semaines, vise à héberger l’équipe du BCGQ, mais également de fournir l’électricité, le téléphone, l’Internet et différents espaces pour la réalisation de travaux d’acquisition de connaissances et pour la durée du camp. Les travaux doivent être réalisés entre mai 2021 et août 2021.

Le prestataire de services s’engage à :

• fournir des chambres individuelles (avec toilettes et douches individuelles) pour 11 personnes;
• fournir la literie pour chaque personne composant l’équipe;
• prévoir un entretien hebdomadaire (changement de literie);
• donner accès à des toilettes et douches entretenues quotidiennement;
• fournir un espace avec une cuisine équipée (réfrigérateurs (2), congélateur (1), cuisinière électrique (1) (la vaisselle sera fournie par le MERN);
• fournir les services de qualité d’un cuisinier pour s’occuper de la restauration (repas et collations de l’équipe du MERN) :
   - préparer 3 repas par jour (déjeuner, diner, souper) pour la durée du séjour;
   - prévoir des collations pour l’équipe (2/jour) pour la durée du séjour;
   - prévoir une variété dans les menus, prévoir des menus équilibrés, des collations riches en protéines;
   - le cuisinier devra tenir compte des allergies et intolérances des membres de l’équipe;
   - le cuisinier devra assurer un service courtois;
   - tous les frais relatifs aux achats concernant la restauration sont inclus au présent contrat;
   - aucune rémunération additionnelle ne sera chargée au Ministère pour les services du cuisinier ou l’achat d’aliments;
• fournir une hotte pour l’espace cuisine (ventilateur);
• prévoir une salle à manger assez vaste pour nourrir adéquatement 11 personnes avec les règles de distanciation de 2 mètres entre chaque personne ;
• fournir un espace pour un bureau (1 chambre) assez grand comme espace pour installation d’un ordinateur portable pour analyse pétrographique (observation à la loupe x 10, x 20, x 100) des roches et une TV pour projection des photos d’affleurements visités par chaque géologue (discussions, explication pour une interprétation et pour arriver un consensus pour les informations finales à garder dans la fiche de description « géofiche » ;
• fournir un emplacement fermé (afin d’assurer la confidentialité des données), avec l’espace nécessaire pour y installer des bureaux (2) avec 2 ordinateurs de table, 3 tables lumineuses de 3 pi par 5 pi ainsi que 2 bibliothèques (de 2 pi x 4 pi X 5 pi); 4 tables de 4 pi par 8 pi, avec assez de prises électriques pour le branchement d’ordinateurs (3), de Walkie-Talkie, et de recharge des tablettes, etc. :
   - il doit avoir un accès Internet avec fil pour pouvoir brancher deux ordinateurs de table et un accès Wifi, le tout sécurisé;
   - il doit être entretenu de façon hebdomadaire en présence d’un membre de l’équipe;
   - il doit être assez éclairé;
   - fournir un espace pour le laboratoire de mesure des propriétés physiques des roches (susceptibilité magnétique, densité). Dans l'espace, installer un ordinateur, une table de 2 pi x 8 pi, place pour déposer les bacs verts (échantillons de roches). Espace pour le four servant au séchage de roches mouillées (35 pouces X 40 po X 60 po).
• donner un accès libre à une buanderie avec au moins deux laveuses et deux sécheuses ainsi qu’une quantité suffisante de détergent à lessive;
• fournir de l’eau potable, au sens du règlement sur la qualité de l'eau potable (Q-2 r40) de la Loi sur la qualité de l’environnement, en quantité illimitée;
• prévoir un emplacement chauffé, fermé et ventilé pour y faire sécher le linge de terrain des employés (dry room);
• prévoir un espace extérieur d’au moins 360 pi2 incluant des accès à l’eau et à l’électricité afin d’y installer deux scies à roche, cinq tables de travail de 4 pi par 8 pi pour y déposer des échantillons de roche et avec un espace disponible pour 2 tentes (abri tempo) de 16 pi x 20 pi chacune. Les scies fonctionnent sur des prises 120 volts et vont être placées sous un des abris tempo du Ministère. Le plancher de cet espace ne doit pas être boueux (mettre de la gravelle);
• prévoir un espace de stationnement suffisamment grand pour accueillir cinq véhicules utilitaires avec des remorques doubles, une chaloupe de 14 x 16 ainsi qu’une remorque de 53 pi. (12 semaines);
• fournir une ventilation ou air conditionné dans les chambres et l’espace bureau;
• fournir Internet WIFI dans l’espace-dortoir (chambres);
• fournir une table à pique-nique placée près des espaces de scie à roche.


DURÉE PRÉVUE DU CONTRAT

Le contrat sera en vigueur du 28 janvier 2021 au 1er octobre 2021.


PRESTATAIRE IDENTIFIÉ

9106-4048 Québec inc. (Balmoral Hôtel-Motel)
888, St-Cyrille, Normandin (Québec)  G8M 4H5


DÉLAI DE RÉPONSE

Les prestataires intéressés par ce projet de marché ont jusqu’au 23 janvier 2021 pour manifester leur intérêt à réaliser ce projet.


RÉPONDANT DU MINISTÈRE
Pour toute question relative à ce dossier, s’adresser directement à :

 Jérome Poirier
 Direction de la gestion contractuelle et de la connaissance
 Ministère de l’Énergie et des Ressources naturelles
 Téléphone : 418 627-6280 poste 3440
 jerome.poirier@mern-mffp.gouv.qc.ca

Reasons invoked by the public body to conclude the private agreement

L’établissement (Hôtel-Motel Balmoral) possède l’ensemble des infrastructures et des espaces nécessaires aux besoins du MERN. Ceux-ci répondent également aux normes de qualité et de sécurité permettant aux employés de travailler de façon sécuritaire et efficace.

L’Hôtel-Motel Balmoral est située de façon stratégique et centrée géographiquement par rapport au périmètre de la région à cartographier. Cela répond à des normes environnementales puisque cela nous permet de diminuer notre empreinte de carbone dans l’environnement de travail (moins de consommation d’essence). Cela permet également aux équipes de travail d’être plus efficients et efficaces dans leur travail (production de données).

Le prestataire de services a toujours pu répondre favorablement aux diverses demandes du Ministère. En effet, nos opérations sont facilitées par la bonne collaboration obtenue avec ce prestataire de services sachant qu’il a toujours su pallier aux imprévus et demandes particulières et ce, dans des délais rapides.


About Contract

Name of the supplier with whom the public body intends to conclude an agreement contract 9106-4048 Québec inc.
Expected date of conclusion of contract 2021-01-28

Documents

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Avis d'intention Specification / Main Document French 8 1/2 x 11 in. 6 pages